Remote und agil arbeiten
Erschienen am 29.4.2020 | 5 Minuten zu lesen
Erschienen am 29.4.2020 | 5 Minuten zu lesen
Autoren: Jana Katherina Piller, Marcel Feige und Victoria Lorenz
In Zeiten, in denen ganz Deutschland im Homeoffice arbeitet, ist das Thema “Remote Work” so populär wie nie. Doch schon vor der Krise hat sich ortsunabhängiges Arbeiten zum Trendthema der Zukunft entwickelt. Meetings mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern werden virtuell über Video- und Telefonkonferenzen abgehalten, Arbeitsaufgaben werden komplett online erledigt und der Arbeitsort kann flexibel gewählt werden. Remote arbeiten birgt somit viele Potentiale.
Doch je mehr Teilnehmer sich in einem virtuellen Meetingraum befinden, desto komplexer und aufwendiger wird die Organisation. Aus diesem Grund sind die Basics für remote Zusammenarbeit von zentraler Bedeutung, wenn es um skaliert agiles Arbeiten geht.
Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tools für effektive remote Meetings!
Häufig merken wir, dass es an der ein oder anderen Stelle Verzögerungen oder Störungen gibt, wenn ein Meeting remote stattfindet. Um die Effizienz der Interaktion zu maximieren, ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer grundlegende Regeln beachtet und gut vorbereitet ist.
Darüber hinaus sind die richtige Vorbereitung und Organisation des Meetings von großer Bedeutung. Doch was genau ist dabei zu beachten?
Der Moderator des Online Meetings ist für eine strukturierte Abfolge zuständig. Um dies sicherzustellen, ist eine Agenda zu definieren. Dabei sollte der Moderator auf ein realistisches Timeboxing achten, Fokuspunkte für verschiedene Themen setzen und eingeplante Pausen sichtbar machen.
Schon in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, den Ablauf und den Status Quo transparent abzubilden, damit auch Meeting-Teilnehmer sich entsprechend vorbereiten können und über deren Rolle im Meeting Bescheid wissen.
Bei größeren Meetings mit verschiedenen Teams ist es außerdem ratsam, einen Testlauf durchzuführen und einen Facilitator zu benennen, der sich mit den genutzten Tools auskennt. In diesem Schritt sollte auch sichergestellt werden, dass alle Mitglieder Zugriff auf die Tools haben und damit vertraut sind. Ist dies nicht der Fall, kann im Voraus eine kurze individuelle Einführung gemacht werden. Doch welche Tools können für die Kommunikation genutzt werden?
Meist nutzt Ihr Unternehmen schon ein Tool für die interne und externe Kommunikation und Kollaboration (z.B. Skype for Business oder WebEx). Statt sich eine neue (häufig kostspielige) Konferenz- und Chat-Software anzuschaffen, sollte sich mit der Effizienz und Funktionalität der vorhandenen Tools auseinandergesetzt werden. Hat das Tool noch nicht alle benötigten Funktionen, können je nach individuellem Bedarf weitere Tools eingesetzt werden. Gerne stehen wir hierfür beratend zur Seite.
Ist die Vorbereitung abgeschlossen, können sich die Teilnehmer nun auf das bevorstehende Meeting freuen – denn sie wissen genau, was sie erwartet. Aber was gibt es während des Meetings zu beachten?
Um ein angenehmes Arbeitsklima zu erzeugen, sollte der Moderator die ersten Minuten des Meetings für Smalltalk einplanen. Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit sich einzufinden und zu sortieren.
Sobald sich alle Teilnehmer im virtuellen Meetingraum befinden, kann das Meeting starten: Als Einstieg sollte der Moderator die Agenda kurz erläutern, sowie Zielsetzung und gewünschte Ergebnisse darlegen. Um das Timeboxing einzuhalten, helfen Tools mit Online Timer (z.B. Cuckoo).
Doch wie funktioniert eine Online-Dokumentation von Arbeitsergebnissen?
Auch hierfür gibt es spezielle Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtert und einer übersichtlichen und strukturierten Dokumentation von Arbeitsschritten und -ergebnissen dient. Hier ein kleiner Auszug gängiger Tools:
Ob Sie PI Plannings organisieren, Workshops durchführen oder Sprint-Meetings planen – bei einer remote Durchführung ist eine disziplinierte und organisierte Zusammenarbeit gefragt.
Es ist allerdings ganz normal, falls die ersten virtuellen Meetings noch nicht reibungslos verlaufen. Wenn Sie jedoch die grundlegenden Regeln befolgen, sich gut vorbereiten und die vorgestellten Tools zur Hilfe nehmen, werden Sie schnell einen gemeinsamen Erfolg feiern!
Bei Fragen zur Anwendung der passenden Tools oder allgemein zur remote Zusammenarbeit, kontaktieren Sie uns gerne!
Titelbild: © fizkes – stock.adobe.com
Blogfoto: © Konstantin Yuganov – Fotolia
Quellen:
https://www.collaborationsuperpowers.com/covid19/
Best practices to run a successful distributed PI Planning Event! By Fayette Bosch und Anneleen Doornebal (BlinkLane Consulting 2020)
Remote Agile Events at Scale by Michael Küsters (2020)
https://www.scaledagileframework.com/distributed-pi-planning/