Remote und agil arbeiten

Autoren: Jana Katherina Piller, Marcel Feige und Victoria Lorenz

Remote arbeiten war niemals wichtiger

In Zeiten, in denen ganz Deutschland im Homeoffice arbeitet, sind die Themen “Remote Work” und die agile Transformation so populär wie nie. Doch schon vor der Krise hat sich ortsunabhängiges Arbeiten zum Trendthema der Zukunft entwickelt. Meetings mit Kolleg:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen werden virtuell über Video- und Telefonkonferenzen abgehalten, Arbeitsaufgaben werden komplett online erledigt und der Arbeitsort kann flexibel gewählt werden. Remote arbeiten birgt somit viele Potentiale.

Doch je mehr Teilnehmer:innen sich in einem virtuellen Meetingraum befinden, desto komplexer und aufwendiger wird die Organisation. Aus diesem Grund sind die Basics für remote Zusammenarbeit von zentraler Bedeutung, wenn es um skaliert agiles Arbeiten geht.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tools für effektive remote Meetings!

Egal ob Scrum, Kanban oder SAFe: Das sollten Sie bei remote Meetings immer beachten

Häufig merken wir, dass es an der ein oder anderen Stelle Verzögerungen oder Störungen gibt, wenn ein Meeting remote stattfindet. Um die Effizienz der Interaktion zu maximieren, ist es wichtig, dass jede:r Teilnehmer:in grundlegende Regeln beachtet und gut vorbereitet ist.

6 grundlegende Tipps für eine effektive remote Zusammenarbeit:

1. Pünktlich sein
   Am besten einige Minuten früher in die Meetings kommen, damit genügend Zeit ist, um sich einzurichten
2. Vorbereitung
   Vor dem Start sicherstellen, dass keine technischen Schwierigkeiten bestehen
3. Kamera an
   Kamera einschalten (wenn technisch möglich), um die Zusammenarbeit und das Teamgefühl zu verbessern
4. Aufmerksamkeit
   Aufmerksam sein: So sorgen Sie für ein produktives Meeting und vermitteln gegenseitigen Respekt
5. Mikro aus
   Das Mikrofon auf Stumm schalten, wenn nicht geredet wird, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden
6. Pausen
   Feste Pausen einplanen: Als Maßgabe gilt, alle 1,5 Stunden eine Pause von mindestens 15 Minuten zu integrieren

Darüber hinaus sind die richtige Vorbereitung und Organisation des Meetings von großer Bedeutung. Doch was genau ist dabei zu beachten?

Best Practices für die Vorbereitung & Organisation

Der:die Moderator:in des Online Meetings ist für eine strukturierte Abfolge zuständig. Um dies sicherzustellen, ist eine Agenda zu definieren. Dabei sollte der:die Moderator:in auf ein realistisches Timeboxing achten, Fokuspunkte für verschiedene Themen setzen und eingeplante Pausen sichtbar machen.

Schon in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, den Ablauf und den Status Quo transparent abzubilden, damit auch Meeting-Teilnehmer:innen sich entsprechend vorbereiten können und über deren Rolle im Meeting Bescheid wissen.

Bei größeren Meetings mit verschiedenen Teams ist es außerdem ratsam, einen Testlauf durchzuführen und einen Facilitator zu benennen, der sich mit den genutzten Tools auskennt. In diesem Schritt sollte auch sichergestellt werden, dass alle Mitglieder:innen Zugriff auf die Tools haben und damit vertraut sind. Ist dies nicht der Fall, kann im Voraus eine kurze individuelle Einführung gemacht werden. Doch welche Tools können für die Kommunikation genutzt werden?

Die besten Tools für Ihre Kommunikation

Meist nutzt Ihr Unternehmen schon ein Tool für die interne und externe Kommunikation und Kollaboration (z.B. Skype for Business oder WebEx). Statt sich eine neue (häufig kostspielige) Konferenz- und Chat-Software anzuschaffen, sollte sich mit der Effizienz und Funktionalität der vorhandenen Tools auseinandergesetzt werden. Hat das Tool noch nicht alle benötigten Funktionen, können je nach individuellem Bedarf weitere Tools eingesetzt werden. Gerne stehen wir hierfür beratend zur Seite.

Ist die Vorbereitung abgeschlossen, können sich die Teilnehmer:innen nun auf das bevorstehende Meeting freuen – denn sie wissen genau, was sie erwartet. Aber was gibt es während des Meetings zu beachten?

Best Practices für den Verlauf des remote Meetings

Um ein angenehmes Arbeitsklima zu erzeugen, sollte der:die Moderator:in die ersten Minuten des Meetings für Smalltalk einplanen. Dies gibt den Teilnehmer:innen die Möglichkeit sich einzufinden und zu sortieren.

Sobald sich alle Teilnehmer:innen im virtuellen Meetingraum befinden, kann das Meeting starten: Als Einstieg sollte der:die Moderator:in die Agenda kurz erläutern sowie Zielsetzung und gewünschte Ergebnisse darlegen. Um das Timeboxing einzuhalten, helfen Tools mit Online Timer (z.B. Cuckoo).

Erfolgskriterien und Tools für ein produktives remote Meeting

1. Präsentiert ein:e Teilnehmer:in seine Arbeitsergebnisse, sollte dieser seinen Bildschirm teilen und die Kamera anschalten. So können die anderen Teilnehmer:innen dem:der Präsentierenden besser folgen, sowie Gestik und Mimik nachvollziehen.
2. Sind bestimmte Punkte unklar oder kommen während einer Präsentation Fragen auf, sollten diese im Chat oder am Ende der Präsentation gestellt werden. Vermeiden Sie Unterbrechungen, während ein Meeting-Mitglied seine Ergebnisse präsentiert.
3. Bei Retrospektiven moderiert und protokolliert der:die Moderator:in das Feedback und die Verbesserungsvorschläge des Teams. Hierfür gibt es verschiedene Tools, die insbesondere bei virtuellen Meetings eine große Hilfe sind (z.B. mentimeter, surveymonkey oder funretro).
4. Alle im Meeting getroffenen Verbesserungsmaßnahmen und Entscheidungen sollten online dokumentiert und für alle Betroffenen per Link verfügbar gemacht werden. Dadurch werden Ergebnisse und nächste Schritte jederzeit sichtbar und nachvollziehbar.

Fotos

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• Blogfoto: © Konstantin Yuganov – Fotolia

Quellen:

• https://www.collaborationsuperpowers.com/covid19/
• Best practices to run a successful distributed PI Planning Event! By Fayette Bosch und Anneleen Doornebal (BlinkLane Consulting 2020)
• Remote Agile Events at Scale by Michael Küsters (2020)
• https://www.scaledagileframework.com/distributed-pi-planning/